Datapolicy för personuppgifter

[English] Denna informationstext förklarar hur Randonneurs Laponia (802548-6476) hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som:

  • är deltagare i något av våra lopp
  • är samarbetspartner
  • är volontär
  • besöker våra webbplatser och sociala medier eller använder vår webbapp
  • deltar i våra marknadsaktiviteter eller kundundersökningar
  • på annat sätt kommunicerar med oss, t ex via mejl

Personuppgifter

För deltagare i våra arrangemang
Begreppet personuppgifter omfattar all information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig, t ex namn, adressuppgifter, bild, personnummer eller IP-adress. För att kunna anmäla dig till våra cykellopp lämnar du följande uppgifter i våra anmälningsformulär:

  • ditt namn, adress- och kontaktuppgifter.
  • ditt kön (del av ACP:s brevet-statistik)
  • din nationalitet
  • ditt födelsedatum (inte fullständigt personnummer)
  • uppgifter gällande betalning av startavgifter eller köp av produkter, t ex medaljer
  • dina personliga preferenser under arrangemangen, t ex specialkost

Som registrerad deltagare i ett cykellopp tilldelas du ett unikt kundnummer, startnummer samt lösenord för inloggning på vår webbapp. Randonneurs Laponia hanterar dina personuppgifter för att

  • identifiera dig som deltagare, i exempelvis resultatlistor samt för tidtagning
  • administrera arrangemangen
  • ta emot betalningar av startavgifter och eventuella produkter, t ex medaljer
  • hantera logistik och leverera dina köp
  • om nödvändigt, som en säkerhetsåtgärd, kunna kontakta dig per telefon under pågående cykellopp
  • kontakta dig via mejl för att kommunicera aktuell information om pågående arrangemang samt distribuera information om framtida arrangemang
  • sammanställa statistik i syfte att förbättra vår arrangemang

Rättslig grund för hanteringen: Deltagaren ger Randonneurs Laponia sitt samtycke under anmälningsprocessen. Med stöd av intresseavvägning använder Randonneurs Laponia deltagarens uppgifter för statistik, personlig service och för marknadsföring av våra lopp samt säkerställa betalning.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig och ditt loppdeltagande tills du återkallar ditt samtycke, bland annat som underlag för statistik.

För samarbetspartners
GDPR medför för samarbetspartners till Randonneurs Laponia bland annat att personuppgiftsbiträdesavtal, så kallat PUB-avtal, kommer att tecknas i de fall data exporteras till er från vår deltagardatabas eller annan personlig information delas. Det kommer också att medföra att ert samtycke behövs vid anmälan till arrangemang med mera. När du är samarbetspartner till Randonneurs Laponia använder vi följande uppgifter som du själv lämnar till oss:

  • namn, yrkesroll, arbetsgivare samt adressuppgifter.

Randonneurs Laponia hanterar dina personuppgifter för att

  • anordna och kontrollera arbetet i arrangemangen
  • skicka ut information inför interna aktiviteter och möten arrangerade av Randonneurs Laponia

Rättslig grund för hanteringen: Vilka uppgifter som Randonneurs Laponia registrerar om personer från det företag som är sponsorer eller samarbetspartners regleras i avtalsprocessen.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig och det företag du företräder tills du återkallar ditt samtycke.

För volontärer
När du är volontär i något av våra arrangemang använder vi följande uppgifter som du själv lämnar till oss:

  • namn, adressuppgifter, e-postadress, telefonnummer.

Randonneurs Laponia hanterar dina personuppgifter för att

  • samordna och kontrollera volontärsarbetet i arrangemangen
  • skicka ut information inför interna aktiviteter och möten arrangerade av Randonneurs Laponia

Rättslig grund för hanteringen:
Funktionären ger sitt samtycke till att personlig information hanteras i samband med att funktionärsavtal skrivs på med varje funktionär eller funktionärsorganisation.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig och den förening du företräder tills du återkallar ditt samtycke.

När du kommunicerar med oss
Du kan välja att kommunicera med Randonneurs Laponia på olika sätt t ex via sociala medier eller samtal och mejl. När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:

  • namn och kontaktuppgifter.
  • information om din synpunkt, fråga eller ärende.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • besvara frågor och hantera ditt ärende
  • leverera beställd information, tjänster eller produkter

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter tills du återkallar ditt samtycke för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.

När du deltar i marknadsaktiviteter
I samband med marknadsaktiviteter t ex föreläsningar eller i samband med kundundersökningar (så som mejlenkäter) hanterar vi de uppgifter som du lämnar till oss, inklusive namn och kontaktuppgifter för att

  • administrera marknadsaktiviteten eller kundundersökningen, inklusive möjligheten att återkoppla resultaten till dig
  • informera om och erbjuda dig nya marknadsaktiviteter och kundundersökningar
  • ta fram statistik från marknadsaktiviteter och kundundersökningar

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse som beskrivs ovan med stöd i fullgörande av avtal vid administration av arrangemangen. Om vår behandling kräver ditt samtycke, inhämtas detta innan behandlingen påbörjas.

Lagringstid: Vi sparar som utgångspunkt dina personuppgifter i en månad efter avslutad aktivitet.

När du använder våra webbplatser
När du besöker våra webbplatser hanterar vi

  • uppgifter om hur du integrerar med och använder vår webbplats, genom Google Analytics
  • information om dina besök på våra webbplatser, genom så kallade cookies.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • tillhandahålla digitala verktyg och tjänster
  • ge dig support när du har tekniska problem
  • underhålla, testa och förbättra våra digitala verktyg och tjänster
  • upptäcka och förhindra säkerhetsangrepp, t ex virusattacker.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd av intresseavvägning för våra berättigade intressen att underhålla, testa och förbättra våra digitala verktyg och tjänster.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i en månad efter du har använt våra digitala kanaler.

Lagstadgade skyldigheter

Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet, skyldigheter som följer av trafikrättslig lagstiftning, eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter lagras så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig.

Vilka lämnar vi dina personuppgifter till

Randonneurs Laponia kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • leverantörer (inom EU/EES) som hjälper Randonneurs Laponia att tillhandahålla IT-tjänster för kontohantering, loppanmälan, och betallösningar
  • externa tjänsteleverantörer som hjälper Randonneurs Laponia med kommunikationslösningar som nyhetsbrev, deltagarundersökningar och vetenskaplig forskning
  • samarbetspartners som kan erbjuda tjänster och erbjudanden
  • din bank när du legitimerar dig med Bank-ID, betalar med kort eller med Swish
  • andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut

Mottagare som hanterar personuppgifter för Randonneurs Laponias räkning ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss så att vi kan säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt. Om vi använder leverantörer som hanterar dina personuppgifter för vår räkning utanför EU/EES, vidtar vi särskilda skyddsåtgärder, t ex tecknar avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

När dina personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, t ex en myndighet eller en bank, gäller berörda mottagares integritetspolicy och information om personuppgiftshantering.

Hur skyddar vi dina personupgifter

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, t ex att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att personalen endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete. Vi loggar dessutom händelser i våra IT-system och arkiverar data utan sökbarhet när dina personuppgifter måste lagras en längre period (t ex enligt bokföringslagen).

Om cookies

När du besöker vår webbplats kan vi också samla in information och uppgifter om dig genom att använda så kallade cookies.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen:

  • du har rätt att få en sammanställning på de personuppgifter som vi samlat om dig
  • du har rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter
  • under vissa omständigheter har du rätt att få dina uppgifter raderade
  • du har rätt att invända att invända mot hur vi använder dina personuppgifter

Om du vill veta mer om dataskyddslagstiftningen och dina rättigheter kan du läsa mer på EUR-Lex.europa.eu.

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Elektronisk direktmarknadsföring

Randonneurs Laponia eller någon av Randonneurs Laponia samarbetspartners kan komma att använda din mejladress för direktmarknadsföring. Om du inte vill att vi använder din mejladress för marknadsföring av framtida arrangemang är du välkommen att kontakta oss per mejl så tar vi bort din mejladress från föreningens mejllista.

Kontaktuppgifter

Randonneurs Laponia är ansvarig organisation för hanteringen av dina personuppgifter.

Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras kan du kontakta oss via mejladressen info@randonneurslaponia.se eller ett reguljärt brev till föreningen Randonneurs Laponia, postadress:

Randonneurs Laponia
℅ Malin Sjöberg Åkesson
Symfonivägen 1A
903 64 Umeå

Ovanstående informationstext uppdaterades senast den 16 januari 2025.

Personal data policy

This information text explains how Randonneurs Laponia (802548-6476) handles your personal data and what rights you have. The information is aimed at you who:

  • is a participant in one of our events
  • is a co-operation partner
  • is a volunteer
  • visits our websites and social media or use our web app
  • participates in our marketing activities or customer surveys
  • communicates with us, for example by email

Personal data

For participants in our events
The term personal data includes any information that can be directly or indirectly linked to you, e.g. name, address details, picture, social security number or IP address. In order to register for our cycling events, you provide the following information in our registration forms

  • your name, address and contact details
  • your gender (part of the ACP brevet statistics)
  • your nationality
  • your date of birth (not full social security number)
  • information related to the payment of entry fees or the purchase of products, such as medals
  • your personal preferences during the events, such as special diets

As a registered participant in a cycling race, you are assigned a unique customer number, start number and password for logging into our web app. Randonneurs Laponia handles your personal data in order to

  • identify you as a participant, for example in results lists and for timekeeping
  • administering the event
  • receiving payments for entry fees and any products, such as medals
  • manage logistics and deliver your purchases
  • if necessary, as a security measure, contact you by phone during the race
  • contact you by email to communicate up-to-date information about ongoing events and distribute information about future events
  • compile statistics in order to improve our events

Legal basis for processing: The participant gives Randonneurs Laponia their consent during the registration process. Based on a balance of interests, Randonneurs Laponia uses the participant’s data for statistics, personalised service and for marketing our races and ensuring payment.

Storage time: We save data about you and your race participation until you withdraw your consent, including as a basis for statistics.

For co-operation partners
For partners of Randonneurs Laponia, the GDPR means, among other things, that a data processing agreement, known as a PUB agreement, will be signed in cases where data is exported to you from our participant database or other personal information is shared. It will also mean that your consent is needed when registering for events etc. When you are a partner of Randonneurs Laponia, we use the following information that you provide to us

  • name, professional role, employer and address details.

Randonneurs Laponia processes your personal data in order to

  • organise and control the work of the events
  • send out information for internal activities and meetings organised by Randonneurs Laponia

Legal basis for processing: The data that Randonneurs Laponia registers about people from the company who are sponsors or partners is regulated in the agreement process.

Storage period: We save data about you and the company you represent until you withdraw your consent.

For volunteers
When you volunteer in one of our events, we use the following information that you provide to us

  • name, address details, e-mail address, telephone number.

Randonneurs Laponia handles your personal data to

  • coordinate and control the volunteer work in the events
  • send out information for internal activities and meetings organised by Randonneurs Laponia

Legal basis for processing: The volunteer gives their consent to personal information being processed in connection with the volunteer agreement being signed with each volunteer or volunteer organisation.

Storage period: We save information about you and the organisation you represent until you withdraw your consent.

When you communicate with us
You can choose to communicate with Randonneurs Laponia in different ways, for example via social media or calls and emails. When you communicate with us, we handle information that you provide to us, such as

  • name and contact details.
  • information about your point of view, question or case.

We process your personal data to

  • answer questions and manage your case
  • deliver ordered information, services or products

Legal basis for processing: We process your personal data for our and your legitimate interest to handle your case (balance of interests).

Storage period: We save your personal data until you withdraw your consent to ensure traceability in your communication with us.

When you participate in marketing activities
In connection with marketing activities such as lectures or in connection with customer surveys (such as email surveys), we process the data you provide to us, including your name and contact details to

  • administer the marketing activity or customer survey, including the possibility to feedback the results to you
  • inform and offer you new marketing activities and customer surveys
  • produce statistics from marketing activities and customer surveys

Legal basis for processing: We process your personal data for our and your legitimate interest as described above in support of the performance of a contract in the administration of the arrangements. If our processing requires your consent, this is obtained before the processing begins.

Storage period: As a starting point, we save your personal data for one month after the end of the activity.

When you use our websites
When you visit our websites, we process

  • data on how you integrate with and use our website, through Google Analytics
  • information about your visits to our websites, through so-called cookies.

We process your personal data to

  • provide digital tools and services
  • provide you with support when you have technical problems
  • maintain, test and improve our digital tools and services
  • detect and prevent security breaches, such as virus attacks.

Legal basis for processing: We process your personal data based on a balance of interests for our legitimate interests to maintain, test and improve our digital tools and services.

Storage period: We store your personal data for one month after you have used our digital channels.

Statutory obligations

In addition to what is described in the points above, in some cases we process your personal data when we are required by law, e.g. due to our accounting obligations, obligations arising from traffic law legislation, or at the request of an authority.

Legal basis: When we process your personal data because we are obliged by law, we do so on the basis of a legal obligation.

How long we keep your personal data

Your personal data will be stored for as long as it is necessary to fulfil the purposes of the processing, or as long as we are required to store it by law. After that, your data will be securely deleted or de-identified so that it can no longer be linked to you.

Who we share your personal data with

Randonneurs Laponia may disclose your personal data to the following categories of recipients

  • suppliers (within the EU/EEA) who help Randonneurs Laponia provide IT services for account management, race registration, and payment solutions
  • external service providers who help Randonneurs Laponia with communication solutions such as newsletters, participant surveys and scientific research
  • partners who can provide services and offers
  • your bank when you legitimise yourself with Bank ID, pay by card or with Swish
  • other recipients when required by law, regulation or government decision

Recipients who process personal data on behalf of Randonneurs Laponia must always enter into a so-called data processing agreement with us so that we can ensure that your data is processed correctly and securely. If we use suppliers who process your personal data on our behalf outside the EU/EEA, we take specific safeguards, such as signing contracts that include the standardised model data transfer clauses adopted by the European Commission and available on the European Commission’s website.

When your personal data is shared with a recipient who is an independent data controller, such as a public authority or a bank, the privacy policy and data processing information of the recipient concerned applies.

How we protect your personal data

Your privacy is important to us, which is why we put security first. We take measures to protect your data in accordance with the General Data Protection Regulation and established information security guidelines. This means that we have data protection procedures and rules in place, such as sending your data securely and ensuring that staff only have access to the data they need to do their job. We also log events in our IT systems and archive data without searchability when your personal data needs to be stored for a longer period (e.g. under the Accounting Act).

About cookies

When you visit our website, we may also collect information and data about you by using so-called cookies.

Your rights

You have certain rights under data protection law:

  • you have the right to receive a summary of the personal data we have collected about you
  • you have the right to request the rectification of inaccurate data
  • in certain circumstances, you have the right to have your data erased
  • you have the right to object to how we use your personal data

If you want to know more about data protection law and your rights, you can find out more at EUR-Lex.europa.eu.

If you believe that our processing of your personal data does not comply with data protection law, please contact us, see contact details below. You also have the right to complain to the Swedish Data Protection Authority, which is the supervisory authority.

Electronic direct marketing

Randonneurs Laponia or one of Randonneurs Laponia’s partners may use your email address for direct marketing. If you do not want us to use your email address for marketing of future events, you are welcome to contact us by email and we will remove your email address from the association’s email list.

Contact information

Randonneurs Laponia is the responsible organisation for the handling of your personal data.

If you want further information about how your personal data is handled, you can contact us via the email address info@randonneurslaponia.se or a regular letter to the association Randonneurs Laponia, postal address:

Randonneurs Laponia
℅ Malin Sjöberg Åkesson
Symfonivägen 1A
903 64 Umeå
Sweden

The above information text was last updated on 16 January 2025.